Jak poprawnie wycenić usługę lub produkt? Przewodnik do pierwszej faktury
Ukryte koszty, stawka godzinowa liczona od realnych godzin i marża na produkcie. Policz cenę, zanim wystawisz pierwszą fakturę.
Lipiec 2026. Masz klienta, szablon faktury i jedno puste pole, w którym miga kursor. Ile tam wpisać?
Większość ludzi robi wtedy jedną z dwóch rzeczy. Podgląda cenę konkurencji i odejmuje 20 procent, żeby na pewno wygrać. Albo bierze dawną pensję z etatu, 7500 zł brutto, dzieli przez 168 godzin i wychodzi jej 45 zł za godzinę. Wpisuje 45, klient się zgadza od ręki i przez chwilę wygląda to na dobry deal.
Po trzech miesiącach kalendarz jest pełny, a na koncie zostaje mniej niż na etacie. Formalności ogarnąłeś, limity działalności nierejestrowanej sprawdziłeś, tylko cena była wzięta z sufitu.
- Cena zaczyna się od kosztów, nie od tego, ile chciałbyś zarabiać.
W miesiącu nie masz 168 godzin do sprzedania, tylko jakieś 90. Podziel przez tę drugą liczbę.
VAT nigdy nie był Twoimi pieniędzmi, a ZUS i podatek zabierają z faktury więcej, niż się spodziewasz. Policz to w kalkulatorze pierwszej faktury.
- Marża 40 procent i narzut 40 procent to dwie różne liczby. Różnica wynosi tu 11 procent ceny.
Zacznij od kosztów, nie od tego, ile chcesz zarobić
Twoja cena musi pokryć trzy rzeczy: koszty firmy, Twoje wynagrodzenie i podatki. Kolejność ma znaczenie, bo koszty są jedyną częścią, której nie da się przesunąć na później.
Większość z tych kosztów płacisz nawet w miesiącu, w którym nie wystawisz ani jednej faktury. ZUS przyjdzie. Księgowa też. Subskrypcje same się odnowią.
Przykładowy freelancer, drugi rok działalności, składki preferencyjne w stawkach na 2026:
| Koszt | Miesięcznie |
|---|---|
| ZUS preferencyjny (społeczne + zdrowotna) | 681 zł |
| Księgowość online | 99 zł |
| Narzędzia i subskrypcje (Adobe, Figma, hosting) | 280 zł |
| Telefon i internet | 120 zł |
| Laptop za 9000 zł rozłożony na 36 miesięcy | 250 zł |
| Razem | 1430 zł |
Do tego dochodzi to, o czym prawie nikt nie pamięta przy pierwszej wycenie:
- Urlop i choroba. Nikt Ci ich nie zapłaci. Cztery tygodnie wolnego rocznie to 8 procent doliczone do stawki.
- Czekanie na przelew. Faktura z terminem 30 dni oznacza, że robotę oddajesz dziś, a hajs widzisz pod koniec sierpnia. Przy dwóch takich klientach potrzebujesz poduszki na dwa miesiące życia.
- Prowizje. Bramki płatnicze zwykle 1,5–2,5 procent, platformy sprzedażowe 8–15 procent, pośrednicy dla freelancerów drożej. Sprawdź aktualny cennik tej, z której korzystasz, bo widełki są szerokie.
- Koszt pozyskania klienta. Reklama, próbki, darmowe konsultacje. Nawet jeśli nie płacisz za CAC, płacisz za niego czasem.
Nie masz 168 godzin do sprzedania
Etat ma 168 godzin miesięcznie, więc ludzie dzielą przez 168 i wychodzi im, że 45 zł za godzinę to uczciwa stawka. Tyle że na etacie ktoś płacił Ci również za spotkania, szkolenia i czas, w którym czekałeś na materiały od klienta. Ten jeden błąd kosztuje najwięcej.
Na swoim płacą Ci wyłącznie za godziny, które możesz wpisać do faktury. Reszta jest Twoja, w złym znaczeniu tego słowa.
| Pozycja | Godziny |
|---|---|
| Miesiąc pracy (21 dni × 8 h) | 168 |
| Urlop i choroba odłożone na cały rok | −16 |
| Sprzedaż: rozmowy, oferty, wyceny | −20 |
| Administracja: faktury, maile, dokumenty | −12 |
| Nauka, portfolio, media społecznościowe | −16 |
| Poprawki poza zakresem, których nie fakturujesz | −14 |
| Zostaje do sprzedania | 90 |
Dziewięćdziesiąt godzin. To jest liczba, przez którą dzielisz. Jeśli dopiero zaczynasz i połowa czasu idzie na szukanie klientów, licz 60–70.
Wzór na stawkę godzinową
Zanim policzysz cenę za godzinę, ustal, ile musisz zafakturować w miesiącu, żeby po podatku zostało Ci tyle, ile chcesz zarabiać. Podatek liczymy tu od całego przychodu, bez uwzględniania kosztów w podstawie, czyli tak samo konserwatywnie jak w kalkulatorze. Realny podatek przy skali i liniówce wyjdzie niższy, więc wynik ma wbudowany zapas.
faktury netto = (koszty firmy + wypłata na rękę) / (1 − stawka podatku)
- koszty firmy
- ZUS, księgowość, narzędzia, sprzęt: wszystko z tabeli powyżej
- wypłata na rękę
- kwota, która ma zostać Tobie po wszystkich obciążeniach
- stawka podatku
- 0,17 przy skali, 0,19 przy liniowym, 0,12 lub 0,085 przy ryczałcie
Przy ryczałcie 12% ten sam wynik to około 8443 zł netto, bo niższa stawka podatku obniża próg, który musisz zafakturować.
Dopiero teraz dzielisz przez godziny, które naprawdę masz.
stawka godzinowa = faktury netto / godziny billowalne
- faktury netto
- wynik z kroku pierwszego, czyli 8952 zł
- godziny billowalne
- godziny, za które ktoś realnie płaci: u nas 90, nie 168
Sto złotych netto za godzinę. Sto dwadzieścia trzy z VAT-em. A zaczynałeś od myślenia o pięćdziesięciu.
Jeśli ta liczba wygląda na nierealną w Twojej branży, masz trzy wyjścia i żadne z nich nie polega na obniżeniu stawki: zwiększyć liczbę billowalnych godzin, obciąć koszty stałe albo sprzedawać efekt zamiast czasu. Wycena projektowa ma tę zaletę, że gdy zrobisz coś w trzy godziny zamiast ośmiu, nie karze Cię za sprawność.
Co realnie zostaje z faktury
Klient przelewa 6000 zł brutto. Zanim zaplanujesz, co z tym hajsem zrobisz, zobacz, ile z niego jest Twoje.
- VAT 23%nigdy nie był Twój, przechodzi do urzędu
- -1121,95 zł18,7%
- ZUS preferencyjnyspołeczne 300 zł + zdrowotna 381 zł
- -681,00 zł11,4%
- Podatek dochodowy 17%liczony od przychodu, bez kosztów w podstawie
- -829,27 zł13,8%
Z sześciu tysięcy zostaje 3367,78 zł, czyli 56 procent. Odejmij jeszcze koszty firmy z pierwszej tabeli i masz niecałe 2700 zł.
Forma opodatkowania zmienia tu więcej, niż się wydaje. Ta sama faktura, ten sam ZUS, stawki na 2026, wszystko policzone tym samym kalkulatorem:
| Forma opodatkowania | Podatek | Na rękę |
|---|---|---|
| Skala podatkowa 17% | 829,27 zł | 3367,78 zł |
| Podatek liniowy 19% | 926,83 zł | 3270,22 zł |
| Ryczałt 12,5% | 609,76 zł | 3587,29 zł |
| Ryczałt 8,5% | 414,63 zł | 3782,41 zł |
Ponad 500 zł różnicy na jednej fakturze. W skali roku to koszt niezłych wakacji, a decyzję o formie podejmujesz raz, przy rejestracji.
Wpisz kwotę, którą chcesz wystawić, i porównaj trzy formy opodatkowania w kalkulatorze pierwszej faktury. Jedna kwota, trzy wyniki na rękę, bez rejestracji.
Godzina czy projekt?
Stawka godzinowa ma wbudowaną wadę: karze Cię za to, że jesteś dobry. Zrobisz stronę w 20 godzin zamiast 40 i zarobisz połowę tego, co ktoś, kto grzebał się dwa razy dłużej.
Wycena projektowa odwraca ten układ. Bierzesz swoją stawkę, szacujesz czas, dokładasz bufor na to, czego nie przewidziałeś.
Projekt na 40 godzin przy stawce 100 zł to 4000 zł. Doliczasz 15 procent na poprawki i wychodzi 4600 zł. Skończysz w 30 godzin i Twoja realna stawka rośnie do 153 zł za godzinę. Wpadniesz w 50 godzin i spada do 92 zł, czyli wciąż blisko założeń.
Warunki są dwa i oba muszą być na piśmie. Zakres: co dokładnie dostaje klient i czego nie dostaje. Limit poprawek: dwie rundy w cenie, trzecia i kolejne po stawce godzinowej.
Bez tego wycena projektowa zamienia się w abonament na Twój czas, tylko bez abonamentu. Przy pierwszych zleceniach szacuj czas i mnóż przez 1,3, bo nowi wykonawcy mylą się w tę samą stronę: zawsze w dół.
Produkt: marża to nie narzut
Przy produkcie zmienia się jedna rzecz: sprzedajesz sztuki, nie godziny. Reszta logiki zostaje.
Zacznij od kosztu bezpośredniego jednej sztuki. Materiał, pakowanie, wysyłka w części, której nie pokrywa klient, prowizja platformy. Dopiero na to nakładasz marżę.
cena = koszty bezpośrednie / (1 − marża)
- koszty bezpośrednie
- materiał, pakowanie, dopłata do wysyłki, prowizja platformy
- marża
- ułamek ceny, który ma Ci zostać: 0,4 to 40 procent
Uwaga na skrót myślowy: 64,90 zł × 1,4 daje 90,86 zł, a to jest marża 28,6 procent, nie 40. Mnożenie przez 1,4 to narzut, nie marża.
Ta różnica między narzutem a marżą to jeden z najczęstszych powodów, dla których sklep sprzedaje dużo i nie zarabia. Jedenaście procent ceny znika, zanim ktokolwiek zauważy.
Teraz to samo na konkretnym produkcie. Rękodzieło sprzedawane na platformie za 149 zł:
- Materiały
- -38,00 zł25,5%
- Prowizja platformy 10%
- -14,90 zł10,0%
- Pakowanie i dopłata do wysyłki
- -12,00 zł8,1%
- Zwroty i uszkodzenia (5% sprzedaży)
- -7,45 zł5,0%
- Reklamakoszt pozyskania jednego zamówienia
- -18,00 zł12,1%
Wygląda przyzwoicie, dopóki nie doliczysz czasu. Jeśli robisz tę rzecz półtorej godziny, płacisz sobie 39 zł za godzinę. Cztery razy mniej niż stawka, którą policzyliśmy przed chwilą.
Żeby wyjść na swoje przy 100 zł za godzinę, ten produkt musiałby kosztować około 257 zł. Albo musiałbyś zejść z czasem produkcji do 35 minut. Trzecia opcja: świadomie mówisz "to jest moje hobby i dopłacam do niego". Tylko wtedy nie nazywaj tego biznesem.
Jeśli sprzedajesz z magazynu dostawcy albo w print on demand, ten sam rachunek zrobią za Ciebie symulator dropshippingu i kalkulator print on demand. Oba liczą prowizje i zwroty, które w Excelu zwykle wypadają z kadru.
Sprawdź, czy rynek to udźwignie
Masz cenę policzoną od kosztów. Teraz jedyne pytanie brzmi: czy ktoś ją zapłaci.
Zbierz widełki, zanim wyślesz pierwszą ofertę. Zapytaj trzech konkurentów o wycenę tego, co sam robisz, przejrzyj cenniki w grupach branżowych, sprawdź ogłoszenia. Zajmie to wieczór i oszczędzi rok zaniżania.
Potem obserwuj reakcje. Zasada kciuka: jeśli wygrywasz więcej niż połowę zapytań, jesteś za tani. Sto procent akceptacji oznacza, że zostawiasz hajs na stole.
Nowym klientom podnoś cenę o 10 procent co kwartał, dopóki nie zaczną odpadać. Pierwsze usłyszane "to dla nas za drogo" wyznacza sufit. Zapisz tę kwotę i wróć do poprzedniej stawki.
Cena to nie tylko kwota
Dwie oferty po 5000 zł potrafią być warte zupełnie co innego. Jedna z płatnością po odbiorze i terminem 30 dni, druga z połową z góry. Różnica wynosi dwa miesiące Twojej płynności.
Przy pierwszym zleceniu dla nowego klienta bierz 50 procent zaliczki. To standard w usługach, nikt się nie obrazi, a Ty przestajesz kredytować cudzy biznes. Przy większych projektach dziel na trzy transze powiązane z etapami, nie z kalendarzem.
Jeśli klient chce dłuższy termin płatności, to też jest element ceny. Sześćdziesiąt dni zamiast czternastu kosztuje Cię gotówkę, więc niech kosztuje też jego.
I najważniejsze przy negocjacjach: nigdy nie obniżaj ceny, zostawiając ten sam zakres. Kiedy klient mówi, że ma budżet 3500 zamiast 4600 zł, wycinasz z projektu tyle, żeby się zmieścić. Trzy podstrony zamiast pięciu, jedna runda poprawek zamiast dwóch, dłuższy termin realizacji. Rabat bez cięcia zakresu uczy klienta, że pierwsza kwota była ściemą.
Pięć błędów, które widać po miesiącu
Cena konkurencji minus dwadzieścia procent. Nie znasz ich kosztów. Może mają hurtownię w rodzinie, może dopłacają do interesu z oszczędności.
Pensja z etatu podzielona przez 168. Pomija ZUS, podatek, urlop i wszystkie godziny, za które nikt Ci nie zapłaci.
Rabat na start bez daty końcowej. Po pół roku klient traktuje promocję jako cennik, a podwyżka wygląda jak wykorzystywanie sytuacji.
Marża pomylona z narzutem. Mnożenie przez 1,4 daje 28,6 procent marży, nie 40.
Poprawki poza wyceną. Wpisz w ofertę liczbę rund poprawek. Trzecia i kolejne po stawce godzinowej, którą policzyłeś wyżej.
Najczęstsze pytania
Podawać cenę netto czy brutto?
Firmie podajesz netto, bo VAT i tak sobie odliczy. Osobie prywatnej zawsze brutto, bo dla niej liczy się kwota, którą wyjmie z portfela. Zawsze dopisz, o którą kwotę chodzi. Połowa nieporozumień przy pierwszej fakturze bierze się właśnie stąd.
Czy VAT to część mojego zarobku?
Nie. To pieniądze urzędu, które przez chwilę leżą na Twoim koncie. Jeśli wliczysz je w budżet, przy pierwszym rozliczeniu zabraknie Ci gotówki. Przy sprzedaży do 240 000 zł rocznie (limit na 2026) korzystasz zresztą ze zwolnienia z VAT i problem znika.
Jak wycenić usługę na działalności nierejestrowanej?
Nie płacisz ZUS-u, więc Twoje koszty stałe są niższe i możesz zejść z ceną. Problem pojawia się po przekroczeniu limitu: przy rejestracji firmy dochodzi 681 zł miesięcznie samych składek preferencyjnych (2026), a cena musi skoczyć o jakieś 20–30 procent. Klientom trudno to sprzedać. Wyceniaj od razu tak, jakbyś już płacił składki, a różnicę odkładaj na start.
Jak podnieść cenę obecnym klientom?
Uprzedź z miesięcznym wyprzedzeniem, podaj nową stawkę bez tłumaczenia się i zaproponuj, że trwający projekt kończycie po starej cenie. Nie tłumacz się inflacją ani wzrostem kosztów, bo to zaproszenie do negocjacji. Część klientów odejdzie i zwykle są to ci, którzy zabierali najwięcej czasu.
Jaka marża jest właściwa?
Nie ma jednej liczby i zależy to od branży. W usługach patrzy się na stawkę godzinową, w handlu detalicznym celuje się zwykle w 30–50 procent, w rękodziele bywa wyżej, bo czas pracy jest długi. Zamiast szukać wzorca, policz własne koszty i minimalną stawkę, poniżej której nie schodzisz.
Powiązane narzędzia
- Kalkulator pierwszej faktury 2026 — ile zostanie z faktury po ZUS i podatku
- Symulator biznesu dropshippingowego — marża po prowizjach, zwrotach i reklamie
- Kalkulator print on demand — koszt druku, wysyłki i opłat platformy
- Działalność nierejestrowana w 2026 — limity i formalności przed pierwszą fakturą